PZP pod lupą. Zdalne rozprawy KIO

Dnia 13 marca 2026 r. wejdą w życie nowe przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych, wprowadzające możliwość przeprowadzania zdalnych rozpraw i posiedzeń przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO). Zmiany te zostały zawarte w tzw. ustawie deregulacyjnej z 21 maja 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 769), ogłoszonej 12 czerwca br. Celem reformy jest uproszczenie procedur odwoławczych oraz zwiększenie dostępności do środków ochrony prawnej, zwłaszcza dla wykonawców spoza Warszawy.

Praktyka Sądu Okręgowego w Warszawie, który rozpoznaje skargi na orzeczenia KIO, już wcześniej dopuszczała rozprawy w formule online. Nowelizacja umożliwia prowadzenie rozpraw i posiedzeń przed KIO w formule zdalnej – z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających komunikację w czasie rzeczywistym.

Zgodnie z dodanym art. 544 ust. 3a Pzp, o przeprowadzeniu rozprawy zdalnej decydować będzie Prezes KIO – uwzględniając m.in. charakter sprawy, konieczność ochrony informacji poufnych czy kwestie techniczne. Informacja o formule postępowania zostanie zawarta w zarządzeniu o wyznaczeniu terminu. Nawet w przypadku zarządzenia rozprawy zdalnej, uczestnicy będą mogli wybrać, czy wezmą udział zdalnie, czy osobiście.

Nowy art. 508a Pzp określa sytuacje, w których rozprawa nie może odbyć się zdalnie – m.in. gdy wymaga tego tajność materiałów, trudności organizacyjne (np. liczba uczestników) lub konieczność zapewnienia praw procesowych stron. Decyzja o braku zgody na formułę online musi być odpowiednio uzasadniona.

Wprowadzenie zdalnych rozpraw wiąże się ze zmianami w procedurze – m.in. koniecznością wcześniejszego składania pism i dowodów. Zgodnie z przepisami, strony muszą zgłosić wszystkie twierdzenia i dowody: przy wniesieniu odwołania, w odpowiedzi na odwołanie, przy przystąpieniu do postępowania, najpóźniej dzień przed rozprawą. Brak dochowania tych terminów może skutkować utratą możliwości powoływania się na nowe dowody.

W rozprawach zdalnych fizycznie obecni w siedzibie KIO będą jedynie członkowie składu orzekającego oraz protokolant. Pozostałe osoby (strony, pełnomocnicy, uczestnicy) będą mogły dołączyć online. Szczegółowe wymagania techniczne i minimalne wymagania sprzętowe dotyczące uczestnictwa w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu ogłosi Prezes UZP w BIP w drodze obwieszczenia.

Zgodnie z art. 549 ust. 5 Pzp, skład orzekający może odmówić uczestnikowi zdalnego udziału, jeśli warunki w miejscu pobytu osoby biorącej udział w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu nie będą licować z powagą Izby lub będą stanowiły przeszkodę do dokonania czynności procesowych lub gdy zachowanie osoby uczestniczącej w rozprawie lub posiedzeniu na odległość będzie budziło uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności dokonanych zdalnie z jej udziałem.

W takim przypadku uznaje się, że uczestnik nie stawił się na rozprawę, co może mieć negatywne konsekwencje procesowe.

Przepis art. 44 ustawy deregulacyjnej zawiera następujące regulacje intertemporalne dotyczące zastosowania zmienionych przepisów ustawy Pzp do postępowań odwoławczych:

• Do postępowań odwoławczych wszczętych i niezakończonych przed dniem 13 marca 2026 r. – będą miały zastosowanie przepisy ustawy Pzp w brzmieniu dotychczasowym.
• Do postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r. i dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem 13 marca 2026 r. lub konkursów rozpoczętych przed dniem 13 marca 2026 r. – będą miały zastosowanie przepisy ustawy Pzp w brzmieniu dotychczasowym.
• Do postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r., w następstwie wniesienia odwołania na zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zorganizowania konkursu – będą miały zastosowanie znowelizowane przepisy ustawy Pzp.

Nowe zmiany należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Dotychczas konieczność osobistego stawiennictwa wiązała się dla stron z dodatkowymi kosztami. Teraz udział w rozprawach będzie znacznie prostszy i mniej obciążający logistycznie, szczególnie dla stron i uczestników postępowania spoza Warszawy. Przyjęte rozwiązanie nie tylko obniża koszty udziału w postępowaniach, ale jest także odzwierciedleniem tendencji cyfryzacji administracji publicznej.